Choisir le bon logiciel de signature électronique PDF

signature électronique PDF
Idéal pour dématérialiser un grand nombre de démarches et de transactions, le procédé de la signature électronique peut directement contribuer à optimiser la productivité de votre entreprise. Pour l’exploiter et bénéficier de ses avantages, vous devrez toutefois vous doter d’un logiciel fiable et facile d’accès, qui saura aussi protéger vos données les plus sensibles. Voici les critères dont vous devrez tenir compte pour choisir le bon outil de signature électronique !

Un logiciel de signature électronique adapté à vos besoins

Pour bien choisir votre logiciel de signature électronique PDF, vous devrez d’abord vous interroger sur les besoins de votre entreprise. Quelles sont les démarches administratives, commerciales et juridiques que vous pourriez simplifier en utilisant ce type d’outil, et combien de collaborateurs seraient amenés à s’en servir ? Les réponses à ces deux questions vous aideront à définir vos propres critères de choix et à sélectionner les outils les plus adaptés aux spécificités de votre entreprise. Pensez enfin à planifier un budget précis pour l’achat et la mise en œuvre de votre outil afin de ne rien laisser au hasard.

Un outil de signature numérique polyvalent et facile d’accès

Pour contribuer à la productivité de votre entreprise et simplifier ses transactions, votre logiciel de signature électronique PDF devra se révéler polyvalent. Avant d’arrêter votre choix sur un éditeur, renseignez-vous sur la variété des formats pris en charge : au-delà des documents PDF, votre outil devrait vous permettre de signer des fichiers Word ou encore d’authentifier des documents SharePoint. Vous devrez également vérifier sa compatibilité avec le système d’exploitation de votre parc informatique : votre outil pourra-t-il fonctionner de façon complémentaire avec l’ensemble de vos logiciels ? Enfin, pensez à vérifier les modalités d’installation et de prise en main, mais aussi les modalités d’accès de votre nouvel outil. Pourrez-vous signer vos documents électroniquement à partir d’un support mobile, comme une tablette ou un smartphone ? Ces critères pourront se révéler essentiels si votre activité suppose des déplacements fréquents.

Une solution de signature électronique agréée et sécurisée

Les signatures électroniques disposent du même statut juridique que leurs équivalents manuscrits. Pour bénéficier d’une telle validité, vos authentifications numériques devront toutefois être émises par un organisme de certification agréé. Vous devrez donc vérifier que l’éditeur de votre solution logicielle respecte toutes les réglementations en vigueur, tant à l’échelle nationale qu’internationale. Vous devrez également vous assurer du degré de sécurité de votre outil. En effet, les documents qui transiteront sur votre plateforme de signature numérique peuvent contenir des données sensibles ou confidentielles. Vous devrez donc vérifier qu’elle vous offre un niveau de protection optimal pour sécuriser l’ensemble de vos échanges professionnels. Enfin, n’hésitez pas à comparer différentes solutions de signature électronique PDF avant de faire votre choix : combinés à cette liste de critères, des avis clients pourront vous aider à faire le tri parmi tous les outils disponibles.